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Si todavía no tienes claro qué es el SG-SST y de dónde sale la obligación, empieza por nuestra guía sobre qué es el SG-SST. Si ya lo tienes claro, una de las preguntas que más nos hacen las empresas es: ¿qué tan complejo debe ser mi SG-SST? La respuesta depende del número de trabajadores y del nivel de riesgo de la actividad económica, según la Resolución 0312 de 2019. Lo que muchas no saben es que la resolución no solo define grupos — define exactamente cuántos ítems debe cumplir cada empresa, qué documentos son obligatorios en cada nivel, y cuándo hay que reportar la autoevaluación.
Los tres grupos de empresas y sus ítems
La Resolución 0312 clasifica a las empresas en tres grupos, cada uno con un número distinto de estándares evaluables:
- Grupo 1 — Empresas de 1 a 10 trabajadores, clasificadas en riesgo I, II o III: deben cumplir 7 estándares. Es el nivel más reducido, pero igual de obligatorio. Incluye la asignación de la persona que diseña el SG-SST, afiliación al sistema de seguridad social, realización de evaluaciones médicas ocupacionales, identificación de peligros, medidas de prevención y preparación ante emergencias, y capacitación básica.
- Grupo 2 — Empresas de 11 a 50 trabajadores, clasificadas en riesgo I, II o III: deben cumplir 21 estándares. Además de todo lo del grupo anterior, se exige la conformación del COPASST (o vigía de SST), el Comité de Convivencia Laboral, un plan de trabajo anual documentado, gestión de elementos de protección personal (EPP), investigación de accidentes e incidentes, y un plan de emergencias formalizado.
- Grupo 3 — Empresas de más de 50 trabajadores de cualquier nivel de riesgo, o empresas de 11 o más trabajadores clasificadas en riesgo IV o V: deben cumplir 60 estándares. Este es el nivel completo del sistema — incluye, además de todo lo anterior, indicadores de accidentalidad, auditorías anuales, matriz legal, gestión del cambio, programa de capacitación anual, rendición de cuentas, y revisión por la alta dirección con acciones de mejora documentadas.
Existe además una categoría especial para unidades de producción agropecuaria con hasta 10 trabajadores en riesgo I, II o III, que solo deben cumplir 3 estándares.
Qué exige cada nivel en la práctica
La diferencia entre los tres grupos no es solo numérica — cambia lo que la empresa debe documentar, gestionar y demostrar:
Con 7 estándares (grupo 1), una microempresa necesita tener claro quién es el responsable del SG-SST, que todos estén afiliados al sistema de seguridad social, que se hagan los exámenes médicos ocupacionales, que exista una identificación básica de peligros y riesgos, y que haya un plan mínimo de prevención y emergencias. No se exige un sistema de indicadores ni auditorías formales, pero sí que los controles básicos estén implementados.
Con 21 estándares (grupo 2), una pyme ya necesita una estructura más formal: un plan de trabajo anual con cronograma y responsables, un COPASST o vigía funcionando (con actas de reunión), un Comité de Convivencia Laboral activo, investigación documentada de accidentes e incidentes de trabajo, gestión de EPP con registros de entrega, y un plan de emergencias con brigadas conformadas. La empresa empieza a necesitar registros y soportes sistemáticos, no solo buenas intenciones.
Con 60 estándares (grupo 3), la empresa debe tener un SG-SST completo y maduro: política de SST firmada y divulgada, objetivos medibles, presupuesto asignado, matriz de identificación de peligros actualizada, programa anual de capacitación, indicadores de estructura, proceso y resultado calculados y analizados, auditoría anual del sistema, revisión por la alta dirección con plan de mejora, gestión del cambio ante modificaciones en procesos o instalaciones, y rendición de cuentas documentada. Cada uno de estos elementos debe tener soporte documental verificable.
Cómo saber en qué grupo está tu empresa
Si no sabes en qué grupo caes, estos son los dos datos que necesitas:
- Número de trabajadores: incluye directos e indirectos que aplican para el conteo según la normativa.
- Clase de riesgo: la asignada por tu ARL según la actividad económica principal de la empresa (riesgo I a V).
Con esos dos datos, la clasificación es directa:
- 1 a 10 trabajadores + riesgo I, II o III → Grupo 1 (7 estándares).
- 11 a 50 trabajadores + riesgo I, II o III → Grupo 2 (21 estándares).
- Más de 50 trabajadores de cualquier riesgo, o 11+ trabajadores con riesgo IV o V → Grupo 3 (60 estándares).
Si tu empresa tiene 15 empleados y riesgo V (por ejemplo, una empresa de construcción), no cae en el grupo 2 a pesar de tener menos de 50 trabajadores — cae en el grupo 3, con los 60 estándares completos.
La autoevaluación anual: qué es y cuándo reportarla
Todas las empresas — sin importar su grupo — están obligadas a realizar una autoevaluación anual de sus estándares mínimos del SG-SST. Esta autoevaluación mide el porcentaje de cumplimiento de los ítems correspondientes y sirve de base para el plan de trabajo del año siguiente.
El reporte se realiza a través de la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales del Ministerio del Trabajo. La Circular 027 de 2026 fijó como plazo el 31 de julio de 2026 para registrar la autoevaluación correspondiente al año 2025. Este ciclo se repite anualmente: cada año se evalúa el cumplimiento del año anterior y se sube a la plataforma con su respectivo plan de mejoramiento.
Además del reporte en la plataforma, la empresa debe remitir copia de la autoevaluación y del plan de mejoramiento a su ARL para recibir observaciones y recomendaciones técnicas. La ARL tiene la función de acompañar a la empresa en la mejora del sistema — pero la responsabilidad del cumplimiento sigue siendo del empleador.
Lo que casi siempre falta
En nuestras revisiones iniciales, los hallazgos más comunes son:
- Matriz de identificación de peligros desactualizada: la empresa creció, cambió de sede o modificó procesos y la matriz sigue reflejando la realidad de hace dos años.
- Plan de trabajo anual sin firma ni fechas de seguimiento: existe el documento pero no tiene responsables asignados, no se le da seguimiento periódico y no se ajusta cuando las actividades se atrasan.
- Indicadores del SG-SST que no se calculan ni se revisan: la empresa tiene la fórmula en un archivo pero nunca la alimenta con datos reales — los indicadores de frecuencia, severidad y mortalidad quedan en cero, no por buen desempeño sino por falta de cálculo.
- Plan de emergencias sin actualizar tras cambios en las instalaciones: la empresa se mudó de oficina o amplió la planta y el plan de emergencias sigue describiendo la sede anterior, con rutas de evacuación que ya no existen.
Estos hallazgos son comunes incluso en empresas que ya tienen un SG-SST documentado — el problema no suele ser la falta de sistema sino la falta de mantenimiento.
Sanciones por incumplimiento
Las sanciones por no cumplir con los estándares mínimos del SG-SST se gradúan según el tamaño de la empresa. El criterio de graduación viene del Decreto 472 de 2015 (hoy compilado en el Decreto 1072 de 2015), pero desde el Decreto 2642 de 2022 las cuantías ya no se expresan en salarios mínimos sino en UVT (Unidad de Valor Tributario) — para 2026, 1 UVT equivale a $52.374 COP:
- Microempresa (1 a 10 trabajadores): de 26,31 a 131,57 UVT.
- Pequeña empresa (11 a 50 trabajadores): de 157,88 a 526,26 UVT.
- Mediana empresa (51 a 200 trabajadores): de 552,57 a 2.631,30 UVT.
- Gran empresa (más de 200 trabajadores): de 2.657,61 a 13.156,51 UVT.
En casos de accidente mortal derivado del incumplimiento, la sanción se agrava considerablemente por encima de estos rangos. Y las consecuencias no se limitan a lo económico: el Ministerio del Trabajo puede ordenar la suspensión de actividades o, en los casos más graves, el cierre definitivo del establecimiento.
Si quieres saber exactamente en qué estado está tu empresa frente a estos estándares, en Gal Consulting hacemos un diagnóstico gratuito que te muestra, ítem por ítem, qué tienes y qué te falta. También puedes conocer más sobre nuestro servicio de SG-SST y PESV, o revisar la ficha técnica de la Resolución 0312 de 2019.